Office Manager

Eight Global Amsterdam

Wat is vereist?

  • HBO werk- en denkniveau
  • Minstens 2 jaar werkervaring
  • Analytisch en overzichtelijk kunnen werken, goede planner
  • Goede beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift, Engelse taal in geschrift
  • Je woont binnen reisafstand van Amsterdam
  • Je staat stevig in je schoenen en hebt sterke communicatieve vaardigheden
  • Affiniteit met crypto

Wat krijg je?

  • €2.500 - €3.500 bruto p/m (o.b.v. kennis en ervaring)
  • 32 tot 40-urige werkweek
  • tot 26 vakantiedagen
  • Cursussen en trainingsmogelijkheden op het gebied van crypto
  • Laptop, businesscard en thuiswerkmogelijkheden

Wat doe je?

  • 20% CEO ondersteunen
  • 20% Intern overleg notuleren
  • 10% Contact met externe partijen
  • 25% HR-taken uitvoeren
  • 25% Administratieve werkzaamheden

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Office Manager bij Eight Global ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de CEO en overige MT leden in de breedste zin van het woord. Je structureert werkzaamheden door afspraken met interne en externe partijen op een duidelijke manier in de agenda van de CEO en het MT te zetten en door administratieve werkzaamheden uit te voeren.  Het gaat hierbij voornamelijk om aandeelhouders- en managementvergaderingen. Bij sommige van deze vergaderingen ben je zelf ook aanwezig om te notuleren wat er besproken wordt. Deze notulen stuur je na afloop van de vergadering rond naar alle aanwezigen. Op deze manier zorg je voor een prettige en gestructureerde werkomgeving. 

Daarnaast voer je ook diverse HR-taken uit. Je plant functioneringsgesprekken in en zorgt dat de dossiers van werknemers op orde zijn. Ook denk je mee over personeelszaken in het algemeen en beantwoord je vragen van werknemers. Het uitvoeren van financieel administratieve taken zal na verloop van tijd ook tot je takenpakket gaan behoren. Dit zal gaan om financieel administratieve werkzaamheden die betrekking hebben op het personeelsbeleid. Hierover onderhoud je contact met de Accountant.

Als Office Manager ondersteun je het gehele team van Eight Global, maar je voornaamste contact is de CEO.

Als je het interessant vindt om te werken in een start-up die zich focust op crypto, en je het uitdagend vindt om zelf veel structuur aan te brengen in je werkzaamheden, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Office Manager

Op een leuke dag krijg je positieve feedback terug van een aantal (nieuwe) klanten op je klantvriendelijkheid. Daarnaast maak je een planning voor het bedrijf en organiseer je een evenement binnen de organisatie, zoals een bedrijfsborrel.

Op een minder leuke dag ben je vooral bezig met repeterende werkzaamheden, zoals kantoorartikelen bestellen of notuleren tijdens een lange vergadering.

  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Lunch
    • HR-taken uitvoeren
    • HR-taken uitvoeren
    • Externe partij ontvangen
    • Administratieve werkzaamheden
    • Update priolijst voor volgende dag voor CEO
    • Functioneringsgesprekken plannen
    • Notulen uitwerken
    • Intern overleg notuleren
    • Planning maken voor collega's
    • Administratieve werkzaamheden
    • Update priolijst voor volgende dag voor CEO
    • Lunch
    • Agenda CEO updaten
    • Nieuwe orders verwerken
    • Nieuwe (kantoor-)artikelen bestellen
    • Intern overleg notuleren
    • Externe partij ontvangen
    • Update priolijst voor volgende dag voor CEO
    • Lunch
    • Agenda CEO updaten
    • HR-taken uitvoeren
    • Bedrijfsborrel voorbereiden
    • Meeting met CEO
    • HR-taken uitvoeren
    • Update priolijst voor volgende dag voor CEO

Voorbeeld uit de praktijk

Er komt een externe partner langs op kantoor voor een samenwerking. Hoe zorg je dat het contact met deze partner goed verloopt?

Van tevoren is het belangrijk dat je het initiële contact met de partner onderhoudt. Als aanspreekpunt zorg je dat berichten in de mailbox niet verloren gaan (doordat ze bijvoorbeeld in de spamfolder terechtkomen). Komt het tot een afspraak met de partner, dan voer je deze door in de agenda van de CEO, zodat hij/zij weet dat de afspraak eraan komt

Je zorgt dat de planning voor de dag goed verloopt en je de externe partner kunt ontvangen. Je biedt iets te drinken aan en zorgt dat de partner en de CEO elkaar treffen. Eventueel kan het zijn dat bij de meeting aanwezig bent om te notuleren.

Groeipad

Persoonlijke ontwikkeling en groei van medewerkers is bij Eight Global belangrijk. In de toekomst komt hier een budget voor en worden er cursussen mogelijk. Omdat Eight Global een start-up is, hangt het nu voornamelijk van het initiatief vanuit de medewerker.

Office Manager

Werken bij Eight Global

Eight Global is in 2020 opgericht, met als doel het begeleiden van mensen bij het op orde brengen van hun persoonlijke financiën. Dit doet de organisatie door klanten te begeleiden bij Trading, Investing en Learning. De core focus ligt hierin op crypto. Inmiddels is de start-up al veel gegroeid: van één oprichter tot een team van ca. vijftien medewerkers. Veel klanten komen bij Eight Global binnen omdat ze geld willen verdienen, en inzien dat dit niet gaat door simpelweg te volgen wat anderen doen. Ze willen meer leren, en zelf aan de slag. Eight Global voorziet in deze behoefte door financiële- en trading tools aan te bieden.

  • Hoofdkantoor in Amsterdam
  • Internationaal klantenbestand
  • 25% / 75%
  • Gem. leeftijd eind 20
  • 15 medewerkers
  • Thuiswerkmogelijkheden

Collega's

Sarah Chebaro - Marketingmedewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Mijn functie is wat ik zoek op carrière gebied. Na het eerste gesprek wist ik dat dit een geweldig bedrijf zou zijn. Ik hou van de bedrijfscultuur en de mensen die hier werken: ze zijn niet alleen collega's, maar ook vrienden geworden.

Wat was je vorige baan?
Nieuwsartikelen schrijven en documentaires maken.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sport! Ik ben een enorme fanatiekeling van contactsporten en doe momenteel aan kracht/gewichtheffen.

Michaël van de Poppe (29) - CEO

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb Eight Global opgericht omdat ik een verschil wil maken voor mensen die in de crypto-industrie willen investeren. Hiervoor missen ze bepaalde bronnen in de crypto scene. Wij bieden deze tools wel aan. Vanuit die optiek, en doordat ik een daadwerkelijke, fundamentele bijdrage lever aan het leven van klanten, ben ik ongelofelijk gemotiveerd om met Eight Global te werken en te groeien.

Wat was je vorige baan?
Ondernemer

Wat doe je in je vrije tijd?
Uiteten, sporten, voetbal kijken, reizen en boeken lezen.

Teun Kerkhof - Analyst

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Eight Global is een geweldige plek voor crypto-enthousiastelingen om hun kennis nog meer bij te schaven en betrokken te blijven binnen de ruimte. Via ons educatieplatform help je anderen aan boord te komen, en crypto-beleggen te begrijpen. Ons team bestaat uit analisten in crypto TA en FA, op zowel handel- als investeringengebied. Hier werken, betekent leren, een bijdrage leveren en anderen helpen. Niet alleen onze leden, maar ook je collega's, want crypto is een continu innoverende en veranderende industrie: dat maakt het zo bijzonder en uitdagend.

Bart Janssen - Analyst & Growth Marketeer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het combineren van mijn werk met wat ik het liefste doe (crypto) breng ik hier in de praktijk. Ik ga elke dag met plezier naar mijn werk, omdat ik met jonge en gelijkstemde mensen een snelgroeiend bedrijf aan het opbouwen ben.

Interessante baan?